查檔經驗談

王文隆
南開大學歷史學院副教授

         檔案的使用者與管理者間，彷彿有著永無止盡的鬥爭。

         對於檔案的使用者來說，希望閱覽沒限制、調借無禁區、全文無遮掩、複製任由人，最好是能在家使用線上資料庫盡覽史料，門都不必出，也不要花錢，便能遍覽群檔，悠遊於文獻之中，用此撰寫專書與論文，篇篇擲地有聲。然而，對於檔案的管理管理者來說，為了管理史料，不使資料受損或是雜亂，多採有限度的公開，而即使開放也不是漫無邊際地讓使用者參覽，通常會指定閱覽空間，由專人提供服務，附帶閱覽、複製、重製與使用的規範，以免檔案遭人塗改、翻製盜版，或是撕毀偷取。

         筆者長年為檔案的使用者，也曾經在檔案機構任職而為檔案的管理者，深知兩者立場的差異。對使用者來說，目標是能用最少的成本查閱最多的材料，進行研究，甚至備為不時之需；對於管理者來說，目標是能用最少的成本保管最多的材料，減少麻煩，保持資料專屬獨一。為了避免管理者與使用者發生矛盾與衝突，所有的檔案收存機構，至少都有兩套以上的目錄，一套是外部公眾能參閱的，一套是內部管理能稽查的，兩者揭露的資訊量大不相同。公眾閱覽的，通常僅有文件基本資訊，包括件名、時間、產生者、原收存機構、內容描述、檔案編號等，大多是研究者在引註時必須標上的資訊，有的系統可能還會搭配相關統計分析、權威設定，或是與其他資料庫的串接等。但管理者所能見到的資訊就會更完整，偏重於對該資料狀態的描述，諸如外觀(長寬高、體積等)、材質(紙質、木質、金屬或其他)、歸屬(是否為捐贈、寄存、託管、私人檔案等)、有無合作方(合作依據、開放限制、複製規範等)、是否毀損(毀損程度與修復情形等)、解密依據、數位化排程等等。這些都是對管理者而言相當重要的訊息，但卻不需要讓使用者知悉的內容。

         那既然至少有兩套不同的目錄，那會不會有管理者隱藏，不讓使用者看的檔案呢？答案是：有的。但這並非是管理者的失職，反而是管理者負責任的作法。一批新的檔案收錄之後，必須對資料狀態加以檢視，經過整編、著錄，完成原存單位解密程序、獲得開放授權等流程，這需要經過相當長的時間，花費諸多人力才能完成，而是否涉及《政府資訊公開法》、《個人資訊保護法》、《國家機密保護法》等相關法令的限制，是否還要遮蔽部分內容，也必須加以考慮，這都會拖延開放的時間，限縮開放的程度。

         檔案的管理者並非著意於設限，追求尸位素餐，反而希望資料更加公開、利用更為廣泛，畢竟檔案館的價值並不只在收存檔案，更多的是希望民眾能透過檔案看待過去。一座無人造訪的檔案機構，只是堆砌的倉庫而已，利用者眾才能彰顯檔案館的價值。當前檔案館的功能並不僅止於學者專家的利用，也歡迎一般民眾探採訪史，覓取自己或是家族的過去。

         檔案既是過去文件的堆積，也常被視為是能探索真相的素材。正因如此，檔案的收存與公開也不免受到政治的干擾，甚至發生破壞檔案收存基本原則的粗暴，諸如以專法掠奪私有檔案、破壞檔案原始順序原則與全宗原則等，反使檔案的公開與利用蒙上陰影，以不正義的手段追索所謂正義。