文書格式
清代與民國文書是現代文書制度的開端，在中國文書史上具有重要地位。清朝的文書種類較為複雜，形式多樣。1912年，清帝退位，建立民國，先後歷經南京臨時政府、北洋政府、袁世凱復辟與國民政府。館藏的外交檔案即包含了晚清至民國的大量公文書。我們例舉了不同的文書格式，而由文書內容亦可見各時代行款格式與文書用語之改變，這正記錄了文書制度發展的軌跡。
外交部統籌一切涉外事務，舉凡政治、經濟、財政、軍事、交通、文化、訴訟、僑務等相關事務皆包含在內。我國館藏外交部檔案的機構有三處。一是外交部的北投庫房，位於外交部北投致遠新村宿舍，所藏檔案以近於當前之外交事務部分為主，以外交部各司為單位編碼庋藏，另外還有部分尚未移交、解密的檔案；一是國史館，所藏之檔案是由外交部於民國六十四年起分批移轉大陸運台或是在台時期已失時效的檔案，時間斷限上以1927年之後的為主，由國史館於接手後，重行分類編號；三是中央研究院近代史研究所檔案館，民國四十四年十月至四十五年二月間，外交部移交三批外交部檔案至中央研究院近代史研究所，所藏以清末至民國十五年間的外交檔案為主，重行編號建檔。外交事務繁多，內容多樣，許多涉外事件僅靠文字敘述並不能完整的交代事件的來龍去脈，由是必須有大量的附件方能有清楚的陳述。所謂的「大圖」，實際上是外交檔案中的大型紙本附件。
僅靠文字敘述並不能完整的交代事件的來龍去脈，由是必須有大量的附件方能有清楚的陳述。所謂的「大圖」，實際上是外交檔案中的大型紙本附件。為了使這些大型文件得以方便閱覽，中研院近史所檔案館藉由數位化的方式，將這些大型紙本附件自檔案中抽出，另行掃瞄建檔，並給予一個簡要的內容題名。所掃瞄的檔案編排，循著近史所檔案館為這批外交部檔案的編碼方式，依照：全宗、系列、宗號、冊號、文號、頁碼的順序排列，如下所示：
02 – 04 – 008 – 03 – 027 – 125
全宗-系列- 宗號-冊號-文號-頁碼近史所檔案館出版的《外交檔案目錄彙編》(台北：中央研究院近代史研究所檔案館，1991)，02指的是光緒27年至宣統3年，外務部時期的外交檔案；04指的是「礦務」系列；008指的是「河南福公司」；03指的是「河南福公司礦務」那一冊；027是當冊中的文號；125便是這份附件的位置。