原檔案已按全宗、系列、冊層級作好整編，為配合影像製作必須逐冊拆卷、編寫每冊文件號及每冊文件之流水編號。檔案拆卷前須檢查全宗號、系列號、宗號、冊號與本宗函目是否相符，編頁作業依《外交檔案編頁規範》進行。整編時先將長寬均大於A3的檔案抽出，放入註記“A0”的白紙，依續編上流水號，並將抽出的檔案登錄在清單上。

檔案館影印每冊的檔案目錄，挑選Metadata中的基本欄位，依《外交檔案目錄建檔流程及規範》委外製作，採Excel格式建檔，完成一校一改後交還檔案館。

一校稿完成後，由檔案館負責人員合併、調整電子檔，並列印目錄進行二校。二校人員需根據《外交檔案目錄校對流程及規範》配合檔案原件進行目錄校對，並註記收發欄中人名、機關等相關資訊，以利權威控制作業。

權威控制的內容有三，第一是還原人名與職銜的全稱：由於外交檔案原始文件的目錄中的收發文者多僅是簡略註記，所以作業人員要根據檔案的正文及相關的參考書籍，補填人名及職銜全稱。第二是根據冊目錄製作國名與地名的權威控制：國名與地名的不同，或因譯名，或因行政沿革，現則選定一個名稱作為權威控制。第三是將建置完成的權威控制在檢索系統中進行連結。此項工作須核對檔案、查考史籍文獻，以具有史學背景、熟悉檔案內容者擔任為佳。

• 檔案：數位影像製作採招標委外作業，為確保數位化影像之品質與完善的處理流程，並保護檔案原件不致受損，廠商必須將機器設備進駐近史所檔案館，進行掃描工作。影像規格為300DPI／TIFF格式，另轉製一份品質壓縮參數75%之JPEG光碟備分。由於影像規格高，掃描存檔長，操作人員可同時多機進行，唯同一宗檔案只能於同一部機器處理，以避免錯誤。影像掃描存檔後，交由後端裁切人員裁切、存檔，以上作業均須符合《外交檔案掃描規範》。
• 大圖：所謂大圖為長寬尺寸超過A3(42*29.7cm)的資料，包括表單、地圖、契約、證書等。編頁時註記“A0”的白紙掃描後檔案會特別小，依檔案大小即可從系統中辨識大圖的位置，大圖掃描完成後，將影像插入。

廠商完成初部數位影像製作後，須作預檢，再交由檔案館進行全數查核，廠商更正錯誤後，檔案館再進行複查，複查時採十分之一影像抽驗，影像檢驗標準必須符合《外交檔案影像檢驗規範》。檢驗過程中爭議性最大的為色彩，色差的產生可能來自多部掃描機有多種色調，也可能來自於同一台掃描機不同時間所產生的掃描色差。因此檔案館每月必須定時校色。校正方式為掃描色彩導表，一來比較不同機器的色度是否一致，二來每一台機器所掃描的色表須與前次所掃描的色表作比較，以看出同一台機器前後的色差度。

檢驗修正後影像，以宗為單位，儲存於200G抽取式硬碟交付館方資訊人員，製作一式兩份的磁帶備分。一份存於檔案館，一份存於計算中心。廠商並同時提供JPEG影像以硬碟交付館方，俟檔案館完成三校目錄後，進行圖文比對。數位化製程中由於專業分工的需要，目錄與影像往往採取分別製作的方式產生。數位影像的命名原則通常由館藏號而來，故檔案目錄中的館藏號資訊一方面是影像掃描製作的依據，另一方面則是影像備分及系統整合時的校正依據。

外交檔案Metadata經檔案館與Metadata小組協商並比對EAD款目後，完成Metadata需求規格書1.0版，並由計算中心開發著錄系統，將檔案分為全宗、系列、卷、件四層著錄格式。

檔案館建置近代外交經濟重要檔案數位典藏網站，提供外交檔案數位典藏之相關文件及規範，並與計算中心合作開發管理、檢索系統。